Service

Deine Gäste sind unsere Verantwortung

Wir übernehmen für dich, von der Buchung bis zum Check-out.

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Was wir übernehmen

01Gästekommunikation

Die nächste Gästefrage muss dich nicht unterbrechen.

  • Nachrichten täglich 8 bis 23 Uhr
  • Telefon rund um die Uhr
  • E-Mail, WhatsApp, SMS
  • Airbnb- und Booking.com-Nachrichten per E-Mail

Unser Team arbeitet mit einem System, das den Fall kennt. Wie wir den Überblick behalten

Warum mit uns und nicht allein.

Gäste wollen ihren Gastgeber erreichen. Sieben Tage abzudecken wird schnell teuer.

  • 01Qualität

    Qualität, die nicht an einer Person hängt.

    • Standards sind festgehalten, nicht im Kopf
    • Abstimmung und Übergaben sind Teil des Systems

  • 02Expertise

    Erfahrung aus Hunderten Objekten.

    • Wir kennen die typischen Fälle
    • Wir wissen, was zu tun ist

  • 03Planbare Kosten

    Sieben Tage Erreichbarkeit, zum festen Preis pro Objekt.

    • Aus unserer Erfahrung brauchen sieben Tage Erreichbarkeit mindestens zwei Vollzeitstellen, eher 2,5
    • Fester Preis pro Objekt
    • Jedes weitere Objekt kostet dasselbe
    • Keine Stelle, die du vorher aufbaust

Wir kennen den Alltag. Wir übernehmen ihn.

Wir betreuen Gäste selbst und wissen, wo der Betrieb ins Stocken gerät. Deshalb verbinden wir Erfahrung, klare Standards und ein Team, das bis zur Lösung dranbleibt.

  • 2+ Jahre

    eigene Guest Operations

  • 500+ Apartments

    in der täglichen Gästebetreuung

  • Best Practices

    Was sich in hunderten Objekten bewährt hat.

  • SOPs

    Klare Abläufe für die Fälle, die immer wieder kommen.

  • Workflows

    Wiederkehrende Schritte laufen nach festen Regeln.

  • Datenarchitektur

    Reservierung, Gast, Objekt und Fall hängen zusammen.

„Die Kommunikation mit unseren Gästen läuft professionell, herzlich und zuverlässig, genau so, wie wir es uns wünschen.“

Curt Suites · Kunde unseres Services
Wer hinter xHeron steht

Wir arbeiten mit deinem PMS.

Du musst nichts wechseln.

PMS

Dein PMS bleibt. Jeder Fall zeigt Reservierung, Gast und Objekt an einer Stelle.

  • Weitere PMS auf Anfrage

Nachrichten von Airbnb und Booking.com beantworten wir per E-Mail.

Klare Preise.

Alles auf einen Blick.

ab€99pro Objekt und Monat

Onboarding
€50 pro Objekt, einmalig
Mindestumfang
10 Objekte
Vertrag
  • 3 Monate Probezeit, monatlich kündbar
  • Danach 1 Jahr fest, 3 Monate Kündigungsfrist
Enthalten
  • Gästekommunikation
  • Reservierungsmanagement
  • Koordination
Zusätzlich buchbar
  • Gast-Upsells€5 pro Objekt und Monat
  • Rechnungserstellung€10 pro Objekt und Monat
  • Gästeverifizierung€10 pro Objekt und Monat
  • Damage Claims bei Airbnb€10 pro Objekt und Monat
  • Customvariabel
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Häufige Fragen

Was heißt Guest Operations?

Guest Operations heißt: alles zwischen Buchung und Check-out, was deine Gäste betrifft. Gästekommunikation, Check-in und Zugang, Störfälle und die Abstimmung mit Reinigung und Instandhaltung.

Worin unterscheiden sich Service und OS?

Beide bauen auf xHerons Arbeitsweise auf. Beim Service übernimmt unser Team die vereinbarten Guest Operations. Mit OS nutzt dein Team das System selbst. Zuständigkeiten und Betreuung richten sich nach dem Angebot.

Warum nicht einfach jemanden einstellen oder ein VA-Team beauftragen?

Weil es nicht nur um Personalkosten geht. Du bekommst Erfahrung und eingespielte Abläufe: Experten für Guest Operations an der Seite deines Teams. Deine Objekte und SOPs lernen wir im Onboarding kennen.

Kann KI meine Gäste betreuen? Und was, wenn etwas schiefgeht?

Bei xHeron arbeiten erfahrene Menschen mit einem System, das ihr Urteilsvermögen trägt. Was außerhalb deiner Regeln liegt, wird eskaliert, so wie du es festgelegt hast.

Verliere ich die Kontrolle über mein Business?

Nein. Objekte, Marke, Regeln und deine Teams vor Ort bleiben bei dir. Auf beiden Wegen. Workflows und SOPs können von dir kommen, wir empfehlen ein Setup, und alles lässt sich anpassen. Du arbeitest in derselben Oberfläche wie unser Team, bekommst eine Aufgabe, sobald deine Entscheidung gebraucht wird, und kannst jederzeit nachfragen: zu Tickets, Objekten, Gästen und Reservierungen.

Antwortet ihr auch außerhalb von 8:00 bis 23:00 Uhr?

Auf Wunsch antwortet der Chatbot auch außerhalb dieser Zeiten, ohne Aufpreis. Telefonisch sind wir rund um die Uhr erreichbar.

Arbeitet ihr auch vor Ort?

Vor Ort arbeiten wir nicht. xHeron arbeitet komplett remote.

Was ist mit Reinigung und Instandhaltung?

Wir stehen als Ansprechpartner jederzeit bereit für Reinigung und Instandhaltung. Themen die einer der beiden Teams betreffen koordinieren wir entsprechend und stellen sicher, das die richtige Person die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt erhält.

Wie viel Aufwand ist das Onboarding?

Du investierst 1 bis 3 Stunden: Workflows besprechen, SOPs prüfen, Datenbank checken. Den Rest übernehmen wir. Das Onboarding kostet €50 pro Objekt einmalig.

Hält sich xHeron an unseren Ton und unsere SOPs?

Ja. Du legst Ton und SOPs fest, wir setzen sie um. Was außerhalb deiner Regeln liegt, eskalieren wir.

Bin ich langfristig gebunden?

Der Service startet mit drei Monaten Probezeit, in der du monatlich kündigen kannst. Danach läuft der Vertrag ein Jahr fest, mit drei Monaten Kündigungsfrist.

Lass uns über deine Guest Operations sprechen.

Wir schauen gemeinsam, welcher Weg zu deinem Betrieb passt.

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